AsianajotoimiSTO PALAJA RINTANEN & co oY:N TIETOSUOJASELOSTE

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

   Asianajotoimisto Palaja Rintanen & Co Oy (Y-tunnus: 3131433-6)
   Linnankatu 3 B, 20100 Turku
   Niina Palaja
   niina.palaja@prlaw.fi
   +358 40 7061 673

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

   Asianajotoimisto Palaja Rintanen & Co Oy (jäljempänä ”rekisterinpitäjä”) noudattaa henkilötietojen käsittelyssä siihen soveltuvaa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679) ja muuta tietosuojalainsäädäntöä sekä Asianajajaliiton asettamia ohjeistuksia.

   Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asianajotoimintaan liittyvien henkilötietojen käsittely

   (i)      asiakassuhteiden ja toimeksiantojen hoitamisessa, mukaan lukien lakisääteisten velvollisuuksien hoitamisessa, kuten esteellisyystarkistukset ja asiakkaan tunnistaminen

   (ii)    työnhakijoiden osalta rekrytointitarkoituksissa

   (iii)  sidosryhmien ja muiden yhteistyötahojen viestinnässä, kuten suoramarkkinoinnissa tai koulutustilaisuuksien kutsuissa

   (iv)  rekisterinpitäjän palveluiden markkinoinnissa, kehittämisessä ja tarjoamisessa sekä verkkosivujen toiminnan kehittämisessä

   (v)    työntekijöiden osalta työnantajavelvoitteiden hoitamisessa

   Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat rekisterinpitäjän lakisääteiset velvoitteet, sopimukseen perustuvat asiakassuhteiden hoitamiset, oikeutettu etu ja muu asiallinen yhteys tai silloin kun laki sitä erikseen edellyttää, rekisteröidyn suostumus. Suostumus on peruutettavissa.

3. Rekisterin tietosisältö

   Rekisterissä on tietoja seuraavista ryhmistä:

   (i)      Rekisterinpitäjän asiakkaat, asiakkaiden edustajat ja muut yhteyshenkilöt

   (ii)    Potentiaaliset asiakkaat ja niiden yhteyshenkilöt

   (iii)  Sidosryhmiin kuuluvat henkilöt (työnhakijat, yhteistyötahot)

   (iv)  Toimeksiantoihin, asiakassuhteisiin ja muuten toimiston toimintaan liittyvät muut henkilöt (mukaan lukien asiakkaiden vastapuolet)

   (v)    Nettisivujen evästeiden käytön kautta saadut käyttäjätiedot

   Rekisteröidystä käsitellään käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja, kuten:

   • Nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite

   • Yrityksen nimi, Y-tunnus ja yhteyshenkilön tiedot

   • Rekisteröidyn itsensä antamat lisätiedot

   • Työ- ja harjoittelupaikkahakemusten kautta saadut hakijoiden itsensä toimittamat henkilötiedot

   • Toimeksiannon hoitamisen yhteydessä tarvittavat sähköpostit, tiedostot, laskutus- ja maksutiedot ja muuhun yhteydenpitoon tarvittavat tiedot

   • Asiakassuhteen kautta saadut tiedot ja mahdolliset historiatiedot

   • Lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017) edellyttämät tiedot henkilön tai yrityksen tunnistamiseksi

   • IP-osoitteet

   • Evästeiden kautta saadut tiedot, jotka nettisivulla vieraillut on hyväksynyt

4. Rekisterin tietolähteet

   Rekisteriin kerätään tietoja henkilöiltä itseltään ja toimeksiantojen hoitamisen yhteydessä tai mahdollista toimeksiantoa selvitettäessä ensisijaisesti asiakkailta tai potentiaalisista asiakkailta tai muilta henkilöiltä itseltään, julkisista tietolähteistä (tietopalvelut ja viranomaiset) ja muista kolmansien osapuolien ylläpitämistä rekistereistä sekä muilta yhteyshenkilöiltä. Myös nettisivut keräävät evästeiden kautta käyttäjätietoja.

    

5. Henkilötietojen vastaanottajat

   Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta kolmansille osapuolille, ellei lainsäädäntö tai Asianajajaliiton määräykset muuta edellytä.

   Asiakassuhteessa tietojen luovutus esimerkiksi viranomaiselle, tuomioistuimelle tai vastapuolelle voi olla tarpeen viranomaisen pyynnöstä, pakottavan lainsäädännön edellyttämänä tai se voi olla tarpeellista oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai muuten asiakassuhteen etujen varmistamiseksi. Asiakassuhde saattaa edellyttää tietojen luovuttamista myös esimerkiksi perintä- tai luottotietoyhtiölle.

   Tämän lisäksi rekisterinpitäjä käyttää palveluiden tarjoamisen toteuttamiseksi muun muassa teknisiä palveluntarjoajia (IT-toimittajat ja kirjanpito), jotka mahdollisesti käsittelevät rekisterinpitäjän vastuulla olevia henkilötietoja rekisterinpitäjän ohjeiden tai sopimusten mukaisesti.

   Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, mutta mikäli asiakassuhteen hoitaminen tätä edellyttää, rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että siirto tapahtuu tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.

6. Henkilötietojen säilytysaika

   Henkilötietoja käsitellään ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tai lainsäädäntö tai muut ohjeistukset edellyttävät tietojen säilyttämistä. Työn hakuun liittyviä henkilötietoja säilytetään kaksi vuotta hakuajan päättymisestä ellei pakottavat lainsäädökset tai asianajajaliiton ohjeet muuta edellytä. Tarpeettomia henkilötietoja poistetaan tietyin väliajoin tietosuojakäytäntöjen ohjaamana kohtuullisessa ajassa. Tietojen säilyttämisajoissa on eroja henkilötietoryhmien välillä. Rekisterinpitäjä ottaa henkilötietojen säilytysajoissa huomioon velvoittavan lainsäädännön asettamat poikkeukset ja velvoitteet sekä Asianajajaliiton määräykset

7. Rekisteröidyn oikeudet

   Rekisteröidyn oikeudet taataan tapauskohtaisesti ja tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.

   Rekisteröidyllä on oikeus:

   (i) peruuttaa suostumus, jos rekisteröidyn henkilötietojen käyttö perustuu erikseen annettuun suostumukseen. Peruutuksella ei ole takautuvaa vaikutusta jo suoritettuihin henkilötietojen käsittelyihin;

   (ii) kirjallisella pyynnöllä päästä tietoihin ja tarkastaa tiedot, saada tieto mahdollisesta henkilötietojen käsittelystä ja pyytää tiedot kirjallisesti tai sähköisesti;

   (iii) vaatia oikaisemaan tai poistamaan rekisterinpitäjällä oleva virheellinen tieto, jos tietosuojalainsäädännön mukaiset edellytykset täyttyvät, taikka pyytää tiedon käsittelyn rajoittamista laissa säädetyin perustein. Rekisterinpitäjä korjaa tai poistaa oma-aloitteisesti virheellisiä sekä puutteellisia tietoja sekä rajoittaa tietoihin pääsyä, jos on syytä epäillä tietojen virheellisyyttä;

   (iv) pyytää tietojen siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle;

   (v) tietyissä tilanteissa vastustaa itseään koskevien henkilötietojen käsittely. Rekisteröidyllä on aina oikeus kieltää henkilötietojen luovuttaminen ja niiden käsittely suoramarkkinointitarkoituksissa; ja

   (vi) tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo henkilötietojen käsittelyn rikkovan soveltuvaa lainsäädäntöä.

   Oikeuksien käyttäminen

   Pyynnöt rekisteröityjen oikeuksista tulee tehdä yksilöidysti ja kirjallisesti osoitteeseen niina.palaja@prlaw.fi. Pyyntöihin vastataan kohtuullisessa ajassa. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää lisätietoja. Pyynnön yhteydessä pyytäjän henkilöllisyys varmennetaan riittävällä tavalla.

   Lainsäädäntö tai Asianajajaliiton säännöt voivat olla esteenä pyynnön toteuttamiselle.

8. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Rekisterinpitäjällä on oikeus muuttaa tietosuojaselostetta.

Mikäli sinulla on kysyttävää liittyen rekisterinpitäjän suorittamaan henkilötietojen käsittelyyn, pyydämme sinua ottamaan meihin yhteyttä sähköpostitse niina.palaja@prlaw.fi tai puhelimitse numeroon +358 40 7061 673.